Bo’limning maqsad va vazifalari:

• Oliy ta’lim muassasidan keluvchi hujjatlarni to’g’ri hisobga olish, o’z vaqtida qayd etilishi va ijrochilarga topshirilishini tashkil etish;
• Oliy ta’lim muassasidan chiquvchi hujjatlarning to’g’ri rasmiylashtirilishini ta’minlash;
• Rektor nomiga keluvchi hujjatlarni qabul qilib olish, ularni qayd etish va ma’lum qilish uchun topshirish;
• Rektor ko’rsatmasiga muvofiq hujjatlarni ijro etish uchun yuborish;
• Rektor (prorektor) imzosi bilan yuboriladigan hujjatlar qayd etilib, to’g’ri rasmiylashtirilganligini tekshirish;
• Kiruvchi xat-xabarlarni, Oliy ta’lim muassasi rekvizitlari yozilgan bosmaxona blankalarini hisobga olib borish;
• Ijro etilgan hujjatlarni yig’ma jildlarga tikib qo’yish;
• Ish yuritishda tugallangan hujjatlarni arxivga topshirish uchun rasmiylashtirish. Ish yuritishni tashkil etishni, yig’ma jildlar ro’yxat tartibi, holatini, doimiy va vaqtincha saqlanadigan yig’ma jildlarning ro’yxatlarini, yig’ma jildlarni arxivga topshirish muddatlari va tartibini bilish, devonxona faoliyatiga tegishli qonunlar, Vazirlar Mahkamasining Qarorlari, Vazirlikning Hay’at Qarorlari, buyruqlari, Oliy ta’lim muassasi rektori buyruqlarining mohiyatini bilish, Oliy ta’lim muassasi yillik va istiqboli rejalarini bilish.
• Oliy ta’lim muassasalarida boshqaruv lavozimida zarur bo’lgan kasbiy va tashkilotchilik qobiliyatlariga, ta’lim sohasida rahbarlik ish tajribasi va stajiga, faoliyat turi va vakolatlari doirasida tegishli bilim va ko’nikmalarga;
• Namunaviy shaxsiy fazilatlarga-intellekt, madaniyatli, yetakchilik, ijodiy qobiliyatlar, xushmuomalalik, tashkilotchilik, tashabbuskorlik va tadbirkorlik qobiliyatlariga ega bo’lish, mas’uliyat hissi, mustaqil qaror qabul qilish va ish tutish, qat’iy harakat qilish, muassasa strategic maqsadlariga erishishni ta’minlash xususiyatlariga ega bo’lishi;
• Oliy ta’lim muassasi nomiga yo’llangan xat va hujjatlarni Vazirlik devonxonasidan, boshqa oily o’quv yurtlari va muassasalardan, aloqa bo’limlaridan qabul qilib olish, shuningdek jo’natiluvchi hujjatlarni ko’rsatilgan joylarga yetkazib berish;
• Hujjatlarni qabul qilib olish chog’ida xatjildlarga qo’yilgan raqamlarga muvofiq ekanligini tekshirish;
• Xatjildlarga solinmagan pochtani olish hollarida ilovalar mavjudligini tekshirish;
• Rektorning ko’rsatmasiga binoan hujjatlarni ijrochilarga maxsus daftarga qo’l qo’ydirib, o’z vaqtida topshirish. O’z faoliyatiga taalluqli Nizom, yo’riqnomalar va me’yoriy hujjatlarni, Oliy ta’lim muassasi ichki tartib-qoidalari, me’yoriy hujjatlarni bilishi zarur.
• Namunaviy shaxsiy fazilatlarga-intellekt, madaniyatli, ijodiy qobiliyatlar, xushmuomalalik va tashabbuskorlik qobiliyatlariga ega bo’lishi;
• O’quv-uslubiy boshqarma nomenklaturasi bo’yicha hujjatlar yuritilishini ta’minlash;
• O’quv-uslubiy boshqarma faoliyatiga doir buyruqlar, qaror loyihalari, xizmat xatlari va shu kabi hujjatlarni tayyorlash, belgilangan tartibda rasmiylashtirish va tegishli tashkilotlarga yuborilishini tashkil etish;
• O’quv-uslubiy boshqarmaga murojaat qilgan fuqarolar haqida maxsus kitob yuritish;
• O’quv-uslubiy boshqarmaga kelgan hujjatlar qayd etilishini tashkil etish;
• Universitetning boshqa bo’linmalaridan olingan topshiriq va hujjatlarni rahbarga o’z vaqtida yetkazish;
• telefonogramma, modemogrammalarni qabul qilish va jo’natish;
• majlis bayonnomalarini rasmiylashtirish;
• O’quv-uslubiy boshqarmaga tegishli hujjatlarni chop etish, ko’paytirish va ro’yxatdan o’tkazish;
• O’zi ishlayotgan xonaning sanitariya-gigiena qoidasiga rioya etish va tozaligini saqlash. Ish yuritishga oid nizomlar va yo’riqnomalarni ichki mehnat tartibi qoidalarini, mehnatni muhofaza qilish, xavfsizlik texnikasi, ishlab chiqarish sanitariyasi hamda yong’inga qarshi himoya qoidalari va me’yorlarini bilishi.
• Kompyuterda ishlashni, yozishni, orfografiya qoidalari va tinish belgilarni, har xil hujjatlarni chop etish vaqtida materialni joylashtirish tartibini, namunaviy shakllardan foydalangan holda ishga oid xatlarni chop etish qoidalarini o’zlashtirgan bo’lishi.

Idoraviy arxivning asosiy vazifalari:

• Abdulla Qodiriy nomidagi JDPUning idoraviy arxivtarkibiy bo’linma sifatida tashkil etiladi, u Abdulla Qodiriy nomidagi JDPUning rektoriga buysunadi.
• Idoraviy arxiv ish faoliyatini Universitet devonxona mudiri tomonidan tasdiqlanadigan rejaga muvofiq olib boradi va o’z faoliyati to’g’risida unga xisobot beradi.
• Hujjatlarni ro’yxatdan o’tkazish, saqlash va foydalanish, tizimlashtirish.
• Doimiy va vaqtincha saqlanadigan xujjatlarni ajratish.
• Saqlash bo’yicha muddati o’tgan xujjatlarni yo’q qilish davlat arxiviga topshirish dalolatnomalarni tuzish.
• Arxivda bor xujjatlarga asoslanib arxiv ma’lumotnomasini berish saqlash muddatlarini aniqlashtirish, xujjatlarga fond tartib raqamini berish.
• Ish yuritish bo’yicha tugallangan xujjatlarni tarkibiy bo’limlardan qabul qilish.
• OTM yig’ma jildlar nomeklaturasini ishlab chiqishda qatnashish, arxivga topshiriladigan xujjatlarni to’g’ri tuzilganligi va rasmiylashtirilganligini tekshirish.
• Arxiv xonasining qonun-qoidalariga asoslanib saqlanishini kuzatish, yong’inga qarshi choralar ko’rish, arxiv xujjatlariga asoslanib, ko’chirmalar, nusxalar, ma’lumotlarni berish, so’rovnomalarga javob berish.
• Issiqlik tizimini , aloqa vositalarini kuzatish, yig’ma jildlar nomeklaturasini ishlab chiqishda qatnashish, ish yuritish bo’yicha tugallangan xujjatlarni arxivga topshirilishini nazorat qilish, belgilangan xisobotni o’z vaqtida topshirish ish yuritish yo’riqnomasini ishlab chiqish, DAK xujjatlarini qabul qilish, testdan yiqilgan abiturientlarni xujjatlarini qabul qilish.

Asosiy xizmatlar:

• Nizom asosida belgilangan muddatlarda belgilangan xujjatlarni xamda o’ta qimmatli xisoblangan xujjatlarning sug’urta nusxalarini doimiy saqlash uchun tegishli davlat arxiviga topshirishga tayyorlaydi va topshiradi.
• Arxivda saqlanayotgan xujjatlardan foydalanish jarayonini tashkil etadi va belgilangan tartibda ma’lumotnomalar, xujjatlardan nusxalar, ko’chirmalar beradi, xujjatlardan foydalanishning xisobini olib boradi.
• Arxiv va ish yuritish xizmati xodimlari malakalarini oshirish va qayta tayyorlash bo’yicha tadbirlar o’tkazilishida ishtirok etadi.
• Yig’ma jildlarning mavjudligi va holatini tekshirish, xujjatlar qidiruvini tashkil etadi.
• Arxivga qabul qilingan xujjatlar saqlovini ta’minlaydi.

Huquqlari:

• Tashkilot o’z tarkibiy bo’linmalaridan va jamlash manbalari xisoblangan tashkilotlardan xujjatlarni o’z vaqtida tartiblashtirilgan xolda topshirilishini talab qiladi.
• Arxivning ishi uchun zarur bo’lgan ma’lumotlarni jamlash manbalari xisoblangan tashkilotlardan so’rab oladi.
• O’z arxiv agentligi Jizzax viloyat arxivi ishi xududiy boshqarmasi tomonidan arxiv ishi va ish yuritish bo’yicha tashkil etilayotgan tadbirlarda ishtirok etadi.